= Ubuntu Open Week - Eventos Kung-Fu - Leandro Gómez - 4 de noviembre 2009 = {{{#!IRC [17:00:24] A continuación Leandro Gómez de Ubuntu Nicaragua y Ubuntu Member [17:00:39] gracias alucardni [17:00:40] nos contará cómo montar eventos exitosos [17:01:04] buenas noches y bienvenidos a la segunda sesión del tercer día de la Semana Ubuntera [17:01:19] ya estamos a mitad de camino!!! yay!! [17:01:36] espero que hayan encontrado estas sesiones y talleres de gran utilidad [17:01:46] y que puedan poner en práctica lo aprendido [17:02:06] como dijo alucardni, yo soy Leandro Gómez, de la comunidad Ubuntu Nicaragua [17:02:27] y en la próxima hora les estaré hablando sobre... [17:02:44] :redoble de tambores: [17:02:58] Eventos Kung-Fu: Cómo organizar eventos de Software Libre [17:03:34] en mi charla pasada (el día lunes) hablé sobre como hacer crecer una comunidad [17:03:49] (enlace al log aquí: https://wiki.ubuntu.com/UbuntuOpenWeek_ES/openweekKarmicLog/JuntosMejor ) [17:04:18] y bueno... el organizar eventos es una _excelente_ forma de hacer crecer tu comunidad!! [17:04:28] los eventos te ayudan a: [17:04:37] 1) difundir Ubuntu/Debian/tu-proyecto-favorito-de-software-libre [17:05:18] (de hecho, esa es una de las razones principales por la cual hacemos eventos; para dar a conocer y educar acerca de Ubuntu, o el software libre en general) [17:05:31] 2) captar nuevos miembros [17:05:46] mucha gente se integra a la comunidad a partir de un evento al cual asistió [17:05:56] en nuestra comunidad tenemos muchos ejemplos [17:06:07] el mas notable es el de nuestro community leader [17:06:14] don fitoria :) [17:06:47] por otro lado, los eventos también sirven para que gente que usualmente no participa en asuntos de la comunidad, se integre y demuestre sus cualidades [17:07:14] 3) ...y por último, los eventos sirven para divertirte!!!! [17:07:34] que más divertido que salir de la rutina y por primera vez en años ver la luz del día?? :p [17:07:59] miremos rapidamente los tipos de eventos que se pueden organizar dentro del LoCo Team [17:08:14] los tipos de eventos se dividen básicamente en dos: [17:08:22] 1) Eventos virtuales [17:08:28] 2) Eventos físicos [17:08:50] los eventos virtuales son excelentes si tenés una comunidad dispersa en un área territorial bastante extensa [17:09:22] como por ejemplo; nuestra comunidad ubuntera en América Latina (20 grupos locales en igual número de países) [17:09:46] los eventos virtuales también son de gran ayuda en eventos de carácter técnico o instructivo [17:10:02] como nuestra super-mega-fantástica Semana Ubuntera!!! [17:10:15] o en los Ubuntu Global Jam (UGJ) [17:10:21] https://wiki.ubuntu.com/UbuntuGlobalJam [17:10:47] en donde se trabaja en conjunto en tareas específicas, como las traducciones de Ubuntu, reporte de bugs, documentación, etc. [17:11:11] en cuanto a los eventos físicos, hay una gran variedad [17:11:41] los hay de todo.... desde eventos pequeños de carácter social como un asado o parrillada, donde se reunen en la casa de alguien para comer (y beber?) [17:12:22] (este tipo de eventos se hacen usualmente para un lanzamiento de una nueva versión o en el aniversario de una comunidad) [17:12:46] hasta eventos grandes como congresos regionales de software libre, en donde participan comunidades de varios países [17:12:59] ejemplo http://encuentro.sl-centroamerica.org/ [17:13:21] leogg, o las simples ganas de reunirse. Como la copa stallman de ping pong ;-) [17:13:25] también ;) [17:13:46] o eventos que no son eventos (estructurados), eventos sin agenda previa [17:14:06] ejemplo http://www.linuxtour.org/Pizza-Bash y http://www.barcamp.org/ [17:14:32] hay también eventos que son exclusivos para líderes y desarrolladores de la comunidad [17:14:52] en estos eventos se discute y se trabaja en una serie de tópicos relacionados con el futuro del proyecto en mención [17:15:00] ejemplos notables: [17:15:14] UDS (Ubuntu Developer Summit) - se celebra dos veces al año, después de cada lanzamiento de Ubuntu - https://wiki.ubuntu.com/UDSKarmic [17:15:48] Debconf - para desarrolladores de Debian, se celebra una vez al año (alternando entre Europa y América) - http://www.debconf.org/ [17:16:40] ahora que ya sabemos que tipo de evento queremos hacer [17:17:08] ¿cómo hacemos para que éste sea un evento éxitoso? [17:17:29] en realidad no hay receta [17:17:43] (siento decepcionarlos) ;) [17:18:13] solo hay que utilizar el sentido común y seguir algunos consejos generales (en cualquier orden ;) [17:18:48] lo primero... [17:18:59] 1) establece canales de comunicación apropiados [17:19:19] * una lista de correos general para informar sobre el evento (puede ser una lista general para todos los eventos de la comunidad) [17:19:41] * una lista de correos moderada para coordinadores (para comunicción interna) [17:20:01] * una wiki (pública) para planificar el evento [17:20:14] * canal IRC para reuniones virtuales [17:20:40] es importante que todos los miembros del equipo coordinador mantengan una buena comunicación [17:21:09] tener a mano un directorio con los números de teléfono de cada miembro es una buena idea [17:21:40] (más en las últimas horas críticas donde todo mundo está al borde de un colapso nervioso :) [17:22:12] para eventos grandes se recomiendan reuniones semanales *presenciales* [17:22:31] en esto quisiera poner énfasis [17:22:53] las reuniones presenciales son más productivas, el intercambio de ideas es más fluido y hace más fácil la comunicación entre los miembros del equipo [17:23:27] IRC is OK, pero para coordinar asuntos importantes, nada mejor que una reunión face-to-face ;) [17:23:39] 2) planifica bien tu evento [17:23:54] haz una lista en tu wiki sobre el evento: [17:24:13] * ¿qué se va a hacer? ej. conferencias, talleres, instalaciones [17:24:35] * ¿cuáles son los recursos que se necesitan? ej. local, computadoras, conferenciantes, repositorio local [17:25:09] (trata de ser lo más exacto posible a la hora de presupuestar tu evento) [17:25:37] * asigna tareas entre los miembros de tu equipo, ej. diseñar arte gráfico para la publicidad [17:26:04] * pon fechas límites para el cumplimiento de las tareas, ej. arte gráfico listo 45 días antes del evento [17:27:20] una vez que tengamos "rayado el cuadro" pasamos a la siguiente fase [17:27:35] 3) buscar los recursos [17:28:09] los recursos no solo son materiales (dinero, equipos) [17:28:25] también hablamos de recursos humanos (voluntarios para apoyar el evento) [17:28:58] * manda correo a las listas de la comunidad pidiendo voluntarios para el evento (incluye enlace al wiki para que la gente se pueda apuntar en las diferentes tareas) [17:30:06] es importante pedir ayuda... no pretendamos saberlo todo o poder con todo (incluso en comunidades o eventos pequeños) [17:30:44] es común que los coordinadores se sientan tentados a querer hacer todo el trabajo ellos mismos en vez de delegar tareas a otros miembros del equipo [17:31:16] los "coordinadores" deben "coordinar" [17:31:29] un buen coordinador no es el que hace todo, sino el que sabe delegar [17:32:29] ejemplo de wiki y del trabajo de "delegar" que hicimos para el sfd de este año en Nicaragua: [17:32:40] http://linuxtour.org/SFD2009 [17:33:02] ahi pueden ver como dividimos el trabajo por area y le asignamos un responsable a cada uno [17:33:47] observen las minutas de las reuniones tambien se incluyen para transparentar todo el proceso [17:34:28] busca gente dentro de la comunidad con "talentos especiales" (diseñadores gráficos, comunicadores, etc.) y asignales tareas específicas de acuerdo a sus conocimientos [17:35:09] * para patrocinios; busca primero entre tus amistades (y con las amistades de tus amistades ;) [17:35:32] dale un valor agregado a tus sponsors; usa tu imaginación... [17:36:00] informa adecuadamente y agradece siempre a tus patrocinadores!! la próxima vez estarán más dispuestos a ayudarte [17:36:50] no sé si tienen preguntas hasta aquí o seguimos....? [17:37:56] ¿Cómo garantizar la asistencia masiva a los eventos? [17:37:59] Pregunta: ¿Cómo garantizar la asistencia masiva a los eventos? [17:38:50] bueno... precisamente eso era lo que seguia ;) [17:38:50] 4) publicita tu evento [17:38:50] en línea: [17:39:00] * sitios web de la comunidad [17:39:14] * listas de correos y foros [17:39:45] * blogs personales (si están sindicados en algún planet, como http://planet.ubuntu.com/ mejor!) [17:40:08] * facebook y otros sitios sociales (que no nos de pena ;) [17:40:21] * identica/twitter [17:40:47] (aquí puedes crear un usuario con el nombre del evento) [17:41:12] ejemplo http://identi.ca/sfdnicaragua y http://www.twitter.com/sfdnicaragua [17:41:31] * IRC! [17:41:57] es importante involucrar a toda la comunidad en la promoción del evento [17:42:14] ejemplo de esto último: http://linuxtour.org/SFD2009/AmigosdelSFD [17:42:28] PREGUNTA: Como nos damos cuenta de los talentos que existen dentro de la comunidad? [17:43:04] vixzel, eso depende de lo que quiera hacer la comunidad [17:43:09] o los objetivos de la misma [17:43:28] una buena idea es colocar una cartera de proyectos o iniciativas en la wiki [17:43:33] en otras palabras; [17:43:55] una lista de ideas, tareas, proyectos, eventos o iniciativas que la comunidad puede hacer [17:44:08] y dejar que los miembros de la comunidad se apunten en los mismos [17:44:35] no se si eso responde tu pregunta :) [17:45:07] tal vez debería agregar que desde la dirección de la comunidad (lìderes) se debe fomentar la participación de los miembros [17:45:31] hacer sentir a los miembros que son bienvenidos, y que su aporte es muy valioso [17:46:00] siguiendo con el tema [17:46:15] también podemos promocionar nuestros eventos de la forma tradicional [17:46:18] off-line [17:46:37] podemos escribir artículos en períodicos [17:47:00] una buena idea es mandar artículos de opinión sobre cualquier tema de actualidad relacionado con el SL... [17:47:24] ...de esa forma te darás a conocer entre los editores como un experto en la materia y te buscarán para entrevistas [17:47:36] busquen espacios en programas de TV y Radio [17:47:49] se sorprenderán de lo fácil que puede ser [17:48:05] la competncia es grande, y los canales siempre buscan algo nuevo y diferente [17:48:18] a.k.a. Software Libre!!!! [17:48:46] también se pude elaborar material impreso para promocionar el evento [17:49:11] aunque yo soy bastante esceptico con esto [17:49:52] obviamente, el grado de cobertura del evento es proporcional a la magnitud del evento [17:50:08] un evento social o tipo barcamp no necesita gran publicidad [17:50:32] eventos grandes como el SFD o Flisol requieren mayor preparación [17:50:54] otros eventos, como el UDS o el Debconf casi no necesitan promoción "hacía afuera" [17:51:17] ya que son eventos enfocados a la comunidad [17:51:24] por último.... [17:51:41] (para finalizar y que no me corran como la última vez :) [17:52:01] 5) evaluación [17:52:15] un error común es creer que al finalizar las actividades del día, finaliza el evento [17:52:33] hay muchas tareas post-evento que deben de hacerse: [17:52:54] (esto incluye postear en blogs y sitios web sobre el evento) [17:53:15] * cartas de agradecimiento a patrocinadores y medios [17:53:41] * evaluación interna [17:54:02] (puede ser de gran ayuda pedir a los asistentes llenar una encuesta electrónica luego del evento) [17:54:49] es importante que el resultado de la evaluación del evento se haga público para aprender de los aciertos y de los errores [17:55:02] y así cada vez ir mejorando [17:55:15] preguntas? [17:56:26] PREGUNTA: ¿cuál es el evento más exitoso que han organizado? [17:56:37] Barcamp 1.5!!!! XD [17:57:15] A nivel de reconocimientos tal vez el SFD 2007 y el SFD 2008 en el que ganamos primer lugar entre más de 400 eventos a nivel mundial [17:57:47] A nivel de satisfacción personal, creo que el Primer Encuentro Centroamericano de Software Libre [17:58:06] http://encuentro.sl-centroamerica.org/ [17:58:14] oohhhh [17:58:20] y la Semana Ubuntera!!! [17:58:22] XD [17:58:41] bueno, gracias por escuchar (leer) [17:58:56] en dos minutos arranca Angeltronix con Blender [17:58:59] gracias de nuevo leogg [17:59:07] ;) }}}