ComoChair

¿Qué es un chair (moderador)?

Un chair o moderador es en última instancia el responsable de llevar a buen término una sesión de trabajo, entendiendose esto como revisión de pendientes, creación de acuerdos y asignación de tareas. Muchos de los equipos en Ubuntu tienen reuniones semanales y Ubuntu-Mx no es la excepción.

Durante el desarrollo de una sesión de trabajo, el chair es el encargado de dirigir los temas, uno después del otro, de llamar a votaciones y de generar y compartir los acuerdos, también conocidos como minutas. Es un roll de extrema importancia y gran responsabilidad. Y solo debería considerarse cuando se tenga la certeza de poder asistir a la reunión para la cual se solicito ser moderador.

En Ubuntu-mx el chair se escoge al finalizar la sesión actual, esto se hace con el fin de que el próximo moderador conozca los últimos temas que se acordaron y pueda seguir el hilo, esta página pretende documentar algunas de las tareas que son propias de ese roll.

¿Qué necesito para ser chair?

Por el momento, solo los miembros del equipo council pueden ser chair, sin embargo, esto no significa que en el futuro cualquier persona no pueda serlo.

Generalmente los conocimientos técnicos no son altos, es mucho más preciado valores como la responsabilidad, el juicio neutro y la capacidad de organizar temas. Entre algunas de las cuestiones técnicas que se requieren son:

  • Tener una cuenta en launchpad (veasé el tutorial sobre nuevos usuarios)

  • Estar suscrito a la lista de correo

  • Conocimientos básicos de edición en la wiki

  • Capacidad para manejar el robot del canal, meetology

Tareas

El siguiente ejemplo supondrá que has sido votado para ser chair para la siguiente sesión de Ubuntu-Mx

Verificación

El primer punto es verificar que la agenda refleje los cambios que se hicieron durante la sesión anterior en un máximo de 3 días hábiles, es responsabilidad del chair anterior eliminar los temas de los que se hablaron así como de generar las minutas de la sesión, sin embargo, si en algún momento no se pudiera llevar a cabo, el siguiente chair tiene la responsabilidad de verificar que se este llevando a cabo y de asistir al moderador anterior en caso de que requiera de ayuda.

Verificar que:

https://wiki.ubuntu.com/UbuntuMxTeam/Meetings/Agenda

Contenga una nueva dirección hacia la minuta y que sigue el formato de las anteriores, por ejemplo:

https://wiki.ubuntu.com/UbuntuMxTeam/Meetings/27-09-2012

Verificar que:

http://loco.ubuntu.com/teams/ubuntu-mx

Contenga la reunión anterior y que la liga a la minute sea correcta

Verificar que el pad:

http://pad.ubuntu.com/ubuntu-mx

Ya no contenga los datos que se discutieron

Verificar que se haya enviado un mensaje a la lista de correo:

ubuntu-mx@lists.ubuntu.com

Que contenga una liga a la minuta, un breve comentario/resumen y la fecha de la siguiente reunión

Planeación

Una vez que se hayan verificado los datos de la minuta anterior, sigue la etapa de planeación, durante esta etapa, que dura desde el día siguiente de la ultima sesión hasta el día anterior a la próxima sesión, se revisa constantemente la lista de correo, los foros y los medios de los que disponga Ubuntu-Mx para agregar temas al pad/agenda.

http://pad.ubuntu.com/ubuntu-mx

Es recomendable que durante esta semana, se estudien los comandos de meetology en el caso de que no se haya usado con anterioridad, pide ayuda cuando no estes seguro de como hacer cierto procedimiento, haz una sesión de prueba con el robot en privado y asegurate de que sabes como funciona, de ser posible ten en un documento por adelantado los temas, subtemas y estados actuales de los asuntos que se discutiran durante tu sesión.

Envia por lo menos un recordatorio un día antes a las listas, con el título:

Recordatorio: Junta Dia/Mes/Año - Hora

Este correo debe contener instrucciones precisas de como participar en la reunión y algunos de los temas de los que se hablará, utiliza tu ingenio para intentar hacer participar a tantas personas como sea posible.

Ejemplo:

Hola,

Este es recordatorio para la junta que tendremos mañana a las 21:00 hrs.

Lugar: #ubuntu-mx - http://webchat.freenode.net/?channels=ubuntu-mx Agenda: http://pad.ubuntu.com/ubuntu-mx

Algunos de los temas que discutiremos serán la relación dulce/amargo en su café favorito, la mancha interestelar de la galaxia Saguirus, la convocatoria sobre el kiosko molecular, entre otras cosas.

Espero verlos por ahí, para los que se hayan integrado recientemente el resto de las reuniones pueden verlas en:

https://wiki.ubuntu.com/UbuntuMxTeam/Meetings/Agenda

Saludos cordiales

Utiliza el foro o las cuentas sociales cuando creas que un determinado tema es muy importante y consideras que mayor número de personas deberían discutirlo, invita directamente a personas que consideres que podrían aportar puntos interesantes, hazles llegar la invitación por lo menos con 3 días de anticipación.

Desarrollo

Durante el día de tu meeting, lo primero y más importante es estar ahí, y haber llegado con por lo menos 10 minutos de antelación. Si crees que no podrás lograrlo, envía un mensaje a la lista de correo con al menos un día de anticipación, la comunicación es clave en este roll.

Una vez en la reunión, da un mensaje introductorio, y comienza revisando que se hayan completado las #action es de la minuta anterior, después de ello empieza a pasar los temas, uno después de otro.

Intenta tomar una conducta neutra y modera los comentarios, ten cuidado con el tiempo para cada asunto. Utiliza #startmeeting ubuntu-mx: Dia/Mes/Año, #topic, #subtopic, #vote, #action y #endmeeting cuando consideres necesario.

Asigna tantos #action como sea posible, es una de las formas más eficientes para materializar las ideas, evita discutir con demasiado detalle la implementación de cualquier asunto, e invita a los asistentes a continuar discutiendo los temas centrales.

Al final de la sesión llama a votaciones para el siguiente moderador/chair

Reporte

Una vez terminada la sesión, el último paso consiste en distribuir la nuevas al resto de la comunidad, esto tiene 2 objetivos, mantener informadas a los usuarios de Ubuntu-Mx y tener un registro del progreso de las decisiones, ideas, proyectos, etc que se vayan acordando.

Es importante que los reportes se generen tan rápido como sea posible, hasta un plazo de máximo 3 días, de esta manera, el próximo chair podrá planificar mejor su sesión y la comunidad de Ubuntu-Mx podra participar de mejor manera.

Afortunadamente meetology ya hace mucho del trabajo, por lo que solo se requieren algunos ajustes adicionales antes de tener un reporte completo.

Reporta la minuta en:

https://wiki.ubuntu.com/UbuntuMxTeam/Meetings/Agenda

Y agregala en una nueva pagina con el siguiente formato:

https://wiki.ubuntu.com/UbuntuMxTeam/Meetings/DD-MM-AAAA

existe un preview que genera meetology, utilizalo e intenta que tu reporte luzca similar a los reportes anteriores

Reporta la reunión en el directorio de los equipos LoCo

http://loco.ubuntu.com/teams/ubuntu-mx

Crea el siguiente meeting y coloca al chair al que se haya seleccionado

Edita los cambios en el pad/agenda, de tal forma que solo figuren los que hayan quedado pendientes

http://pad.ubuntu.com/ubuntu-mx

Envia un mensaje a la lista de Ubuntu-Mx con una liga a la minuta, un resumen y la fecha de la siguiente reunión ( https://lists.ubuntu.com/mailman/listinfo/Ubuntu-mx )

Ejemplo:

Resumen junta DD / Mes / AAAA

Hola,

Ayer DD de mes, tuvimos nuestra XX junta del equipo de ubuntu-mx.

Gracias a todos los que participaron, especialmente a los que se sumaron por primera vez; Ubuntero_1, Ubuntero_2 y Ubuntuero_3 =)

Durante esta sesión hablamos de la relación dulce/amargo en su café favorito, la mancha interestelar de la galaxia Saguirus, la convocatoria sobre el kiosko molecular, entre otras cosas.

Minuta: https://wiki.ubuntu.com/UbuntuMxTeam/Meetings/DD-MM-AAAA Log completo: http://ubottu.com/meetingology/logs/ubuntu-mx/2012/ubuntu-mx.XXXXXXX.log.html

La siguiente charla será el día:

  • DD/Mes/AAAA a las XX hrs

Aún quedan varios temas, y siempre pueden agregar los suyos en:

Para participar el día de la reunión entren a:

Si son nuevos en la lista, pueden ver el resto de las minutas en:

Saludos =)!

UbuntuMxTeam/ComoChair (last edited 2013-02-03 19:12:45 by javier-lopez)